Manajemen Dan Organisasi

Kamis, 06 Oktober 2011

Manajemen Dan Organisasi

A. Pengertian manajemen dan Organisasi

Menurut Andrew F Sikula manajemen adalah aktivitas “perencanaan, Pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian dan komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk/jasa secara efisien.

Sedangkan pengertian organisasi menurut Chester I Benhard adalah suatu sistem kerja sama yanf terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.

B. Definisi Manajemen

Mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen pengurusan dan lain sebagainya.

Pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian.

1. Manajemen sebagai suatu proses

2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia

3. Manajemen sebagai ilmu ( science ) dan sebagai seni

C. Fungsi manajemen dalam Organisasi

Fungsi Manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Menurut Henry Fayol, ia menyebutkan lima fungsi manajemen yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu :

• Perencanaan (Planning), adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

Kegiatan-kegiatan dalam fungsi perencanaan, yaitu :

1. Menetapkan tujuan dan target bisnis

2. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut

3. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan

4. Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis.

• Pengorganisasian (Organizing), dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menetukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang akan dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Kegiatan-kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian, yaitu :

1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan.

2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab.

3. Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja.

4. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

• Pengarahan (Directing), adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan, yaitu :

ü Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.

Dalam pencapaian tujuan, yaitu :

ü Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

ü Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

• Pengevaluasian (Evaluating), adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

v Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian, yaitu:

§ Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan.

§ Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.

§ Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

D. Management by Objectives (MBO)

Istilah Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan sasaran diperkenalkan oleh Peter Ducker pada tahun 1954 dalam bukunya “The Practice of Management”. MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang formal yang dimulai dengan penetapan sasaran dan dilanjutkan sebagai peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. MBO merupakan proses partisipasi atau peran serta, yaitu secara aktif melibatkan para manajer dan anggota dan anggota staf pada setiap tingkatan organisasi.

Dalam MBO, perencanaan efektif tergantung sampai sejauh mana manajer menetapkan dengan jelas tujuan yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam perusahaan atau organisasi. Bagaimana tujuan ini dicapai merupakan hal yang sangat penting, para manajer di sini harus menetapkan tujuan dan juga aktif terlibat dalam proses penetapan tujuan.

Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting. Tujuan utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang efektif dari keseluruhan organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi bagian-bagiannya.

D. Management by Objectives (MBO)

E. Keuntungan dan Kelemahan MBO

● Keuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan pentingnya adalah sebagai berikut :

1. Memberi kesempatan kepada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran dan waktu yang ditargetkan.

3. Meningkatkan komunikasi antara para manajer dengan bawahan.

4. Membuta para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi.

5. Membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada bawahan untuk mengetahui sampai sejauh mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran organisasi.

● Kelemahan-kelemahan dari MBO, yaitu :

1. MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.

2. Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.

3. Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para manajer mungkin juga menimbulkan masalah.

4. Membutuhkan banyak waktu dan upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan tepat.

F. Membuat agar MBO Efektif

Langkah-langkah untuk membuat MBO menjadi efektif, yaitu :

1. Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambunan dari pimpinan tingkat tinggi. Penerimaan pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil jika pimpinan tertinggi melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar sistem itu dapat tetap jalan dan berfungsi dengan sepenuhnya.

2. Didik dan latih para manajer. Agar MBO dapat berhasil manajer perlu memahami MBO tersebut, sehingga mereka harus di didik mengenai prosedur dan keuntungan dari sistem MBO.

3. Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan harus sama-sama mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya bersama-sama.

4. Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung pada para peserta yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka. Penetapan tujuan bukan merupakan perangsang yang memadai, tinjauan terhadapa prestasi yang teratur dan umpan balik dari hasil-hasil juga diperlukan.

5. Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran peserta bawahan dalam penetapan sasaran dapat mengandung pengalokasian kembali kekuasaan. Para manajer harus mau melepaskan pengendalian langsung tertentu atas bawahannya dan mendorong bawahannya untuk mengambil peranan lebih aktif dalam penetapan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.

KESIMPULAN

Manajemen dalam sebuah organisasi atau perusahaan memegang peranan yang sangat penting bagi kelangsungan dan dalam pencapaian tujuan sebuah organisasi itu sendiri. Dengan adanya manajemen maka untuk melaksanakan setiap kegiatan diperlukan pemikiran akan dampak yang akan ditimbulkannya baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi seorang manajer dan bawahan sekalipun.

Manajemen dapat mengendalikan setiap lini kegiatan untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien, apabila antara hubungan seorang manajer dengan bawahannya terjalin komunikasi yang harmonis agar tidak terjadi kesalahpahaman antara keduanya (mis Communication).